✅نرم افزار های آنلاین برای مدیریت دورکاری

در شرایط کنونی و باتوجه به گسترش روزافزون کرونا در ایران و تعطیلی مراکز نیکوکاری، ادامه فعالیت های موسسات خیریه بصورت سنتی و همانند گذشته، تقریبا غیر ممکن بوده و تمایل موسسات نیکوکاری به استفاده از روش های نوین و به روز در شرایط کنونی سبب کمک به ادامه فعالیت خیریه ها و در نتیجه تقویت بنیان های ارزشی خیریه و از طرفی کمک به ادامه کسب درآمد موسسات خیریه از طریق روش های نوین دورکاری است. اما استفاده از این روش نوین، مستلزم استفاده از ابزار های خاصی ایت که در ادامه به معرفی اجمالی این ابزارها میپردازیم.

 

🔶نرم افزار های مدیریت و ذخیره‌سازی فایل

در شرایط کنونی برای انتقال اسناد موسسات نیکوکاری میان کارمندان، و همچنین بایگانی مدارک، نیاز به ابزار هایی جهت انتقال این فایل ها و همچنین ذخیره سازی آنها، کمک شایانی به دورکاری موسسات نیکوکاری میکند.

🔸DropBox و Google Drive

این دو پلتفرم، برای انتقال و ذخیره سازی امن دیتا، در چند سال اخیر کاربرد زیادی داشته اند. هردوی این ابزار ها به سادگی در دسترس هستند و تنها با ساختن یک ایمیل، کارمندان می‌توانند به فایل های شرکت دسترسی داشته باشند و دیتا های خود را در یک محیط ابری ایمن، به اشتراک بگذارند.
همچنین با امکاناتی که گوگل در محیط Drive خود برای ایجاد فایل های Excel، powerpoint و Word در اختیار کاربران قرار داده است، می‌توان تمامی فایل ها را در قالب آنلاین و بدون نیاز به دانلود در محیط کامپیوتر نیز ادیت و یا مشاهده کرد.

 

🔷 نرم افزار های مدیریت وظایف

مدیران موسسات نیکوکاری به منظور تحویل وظایف به کارمندان و همچنین پیگیری نتایج، به نرم افزار هایی احتیاج دارند تا بتوانند با استفاده از آنها علاوه بر تعیین وظایف کارکنان موسسات خیریه، نتایج آنها را نیز پیگیری نمایند. در ادامه به بررسی چند نمونه از این نرم افزار ها، میپردازیم.

🔹 Slack

نرم افزار Slack، امکان تعامل یک تیم را در محیطی آنلاین ایجاد می‌کند. مدیر تیم می‌تواند به سادگی با مدیریت محیط تعامل برای اعضای متفاوت تیم، کانال هایی برای یک موضوع یا پروژه ایجاد کند، اعضا را به محیط Conversation اضافه کند و برای دیتا های حساس، کانال های خصوصی ایجاد کند.

Slack.com

در چند سال اخیر، Slack محبوبیت بسیاری در بین شرکت ها و تیم هایی که نیازمند همکاری مشترک هستند پیدا کرده است.

 

🔹  Trello

ترلو، سیستم مدیریت WorkFlow یا جریان کاری است. در این سیستم، کاربران می‌توانند تسک هایی را بر روی بورد های کن‌بن Kanban Board ایجاد کنند و با قابلیت های پیام دادن، mention کردن سایر اعضا و استفاده از تقویم خود سیستم، این تسک ها را در تیم مدیریت کنند.
با ستون بندی های متفاوت ترلو می‌توان تسک ها را بین حالت های ایجاد، در حال اجرا و اتمام یافته جا به جا کرد. همچنین با استفاده از Template های خود ترلو می‌توان پروژهای متفاوتی مانند Content Writing، Video Poduction، Sales Pipeline و حتی فرایند های اسکرام ایجاد کرد.
به طور کلی این سیستم برای مدیریت پروژه های کوچک در تیم ها بسیار کاربردی است.

trello.com

در مدیریت تیم ها کاربرد همزمان Slack و Trello، یک مزیت محسوب می‌شود و با استفاده از اپلیکیشن های این دو سیستم می‌تواند فرایند های اپلیکیشن دیگر را به خوبی مدیریت کرد.

🔹 تودوایست (Todoist)

Todoistبرای کارهایی مناسب است که به سازماندهی وظایف برای تیم‌های از راه دور نیاز است. این برنامه به کلیه ویژگی‌های اصلی شامل وظایف، زیرشاخه‌ها، امکان ایجاد پروژه‌ها، اضافه کردن یادداشت‌ها و بارگذاری فایل‌ها، تنظیم یادآوری‌ها، پرچم‌ها و نمودار نمره بهره وری می‌دهد.

 

🔹 لیمو

لیمو را به عنوان نمونه ایرانی Slack در نظر داشته باشید.
لیمو یک پیام رسان ویژه محیط های کاری، سازمان ها و شرکت ها است که در ایران طراحی شده است و برای استفاده از یک پیام رسان درون سازمانی می‌تواند گزینه مناسبی باشد.

limoo.im

همچنین در لیمو می‌توان مدیریت اضافه کردن کاربران به سیستم، مدیریت و برنامه ریزی تسک ها و یکپارچه سازی نرم افزار های کاری را نیز انجام داد.

🔹تسکولو

تسکولو را به عنوان نمونه ایرانی Trello در نظر داشته باشید.
تسکولو، نرم افزاری برای مدیریت پروژه های آنلاین است که امکان کار کردن تیمی روی پروژه ها، گزارش گیری و همچنین امنیت اطلاعات را فراهم می‌کند.

taskulu.com

🔹 اسکرام دسک، Scrum Desk

در شرکت هایی که مبتنی بر تفکر چابک Agile فرایند های خود را پیش می‌برند، چارچوب هایی تکرارپذیر برای توسعه نرم افزار سنجیده می‌شوند. اسکرام یک روش کلی برای فرایند های توسعه پروژه است که به خصوص در تیم های نرم افزاری به کار برده می شوند.

یکی از ابزار های مورد استفاده در این تیم ها، Scrum Desk است.

علاوه بر قابلیت Assign کردن وظایف به افراد، امکان مدیریت زمان تحویل هر یک از اعضای تیم، پیام دادن به آن‌ها و ارسال نوتیفیکشن برای اعضای تیم هم موجود است.

محیط scrumdesk.com

در ساختار تیم های فرایند محور، استفاده از رویکرد های مبتنی بر اسکرام، مدیریت زمان و پیشبینی تحویل نهایی پروژه ها را تسهیل می‌کند.
همچنین در بازه زمانی که اعضای تیم امکان تعامل مشترک و همکاری از نزدیک را ندارند، این سیستم تعامل و پیشرفت کارها را ممکن می‌کند.

🔹 نرم افزار تیم کمپ

تیم کمپ، پلتفرمی برای مدیریت تیم های چابک است که توسط برنامه نویسان ایرانی توسعه داده شده است.

teamcamp.me

در این نرم افزار می‌توان با دسترسی به یک پورتفولیو، نمای کلی پروژه های در حال پیشرفت را ببینید و توسط گانت چارت شمسی آن، زمان‌بندی ها را به سادگی ست کند.

🔶ابزارهایی برای برگزاری جلسات آنلاین

در مدت زمانی که موسسات نیکوکاری بعلت گسترش بیماری کرونا، مجبور به استفاده از روش های دورکاری‌اند، برخی از تصمیمات و اقدامات نیازمند برگزاری جلسات حضوری در سطح مدیریتی است، اما این موضوع در شرایطی که ویروس در بین افراد جامعه است، تنها باعث کمک به شیوع بیشتر کرونا میگردد و بهترین راه برای برگزاری این جلسات استفاده از نرم‌افزار های برگزاری جلسات آنلاین است.

 

🔸Whatsapp

مسنجری قدرتمند و هوشمند می باشد که  امکان تماس صوتی ، ارسال و دریافت پیام متنی، تصاویر، یادداشت های صوتی و پیام های تصویری را برای شما فراهم می کند. همچنین در WhatsApp امکان چت به صورت تصویری تا حداکثر ۴ نفر نیز وجود دارد. از دیگر ویژگی های مسنجر WhatsApp می توان به تاریخچه چت و ایمیل، محیط کاربری زیبا همراه تصویر زمینه دلخواه، اشتراک گذاری، دریافت پیام به صورت آفلاین، اضافه کردن دوستان به صورت اتوماتیک و … اشاره کرد.

whatsapp.com

 

🔸skype

 skypeبرای شما امکان برقراری ارتباط صوتی رایگان با همکاران خود از طریق اینترنت را فراهم میسازد. نرم افزار Skype از تکنولوژی Peer-to-Peer برای اتصال به رایانه شخص مورد نظر شما استفاده میکند تا یک محیط پیغام رسان بر اساس گپ صوتی را محیا سازد. Skype از آغاز تا به امروز به سرویس برتر صوت خود برای ارتباط مشهور بوده است همچنانکه مانند دیگر ابزارهای پیغام رسان از اشتراک تصاویر ویدئویی و دیگر امکانات برخوردار می باشد

skype.com

با استفاده از Skype می توانید بطور رایگان و تنها استفاده از رایانه خود به ارتباط صوتی با همکاران خود در سراسر دنیا بپردازید Skype از زبان های بسیاری پشتیبانی می کند و با ارائه سرویس تماس تلفنی بسیار ارزان با کشورهای مختلف محبوبیت خود را بیش از پیش برتر ساخته است

🔸Appear.in

Appear.in به تیم‌های دور کار این اجازه را می‌دهد که با هم همکاری ویدئویی داشته باشند و جلسات خود را برگزار کنند. تیم‌ها فقط باید لینک ایجاد کنند، آن را از طریق ایمیل یا واتساپ با هم به اشتراک بگذارند تا بتوانند جلسه خود را برگزار کنند.

ww7.apear.in/

🔸زوم (Zoom)

این نرم افزار یک گروه تماس تلفنی ویدئویی با کیفیت شگفت انگیز را برای برگزاری جلسات از راه دور ارائه می‌دهد. استفاده از آن، ارزان و آسان است. در طول جلسات از راه دور و گپ تصویری می‌توان هرگونه تماس را با یک فیلم کامل ضبط کرد.

برای بحث‌های ترکیبی می‌توان صفحه نمایش خود را هم با تیم‌ها به اشتراک گذاشت. سایر راه حل‌های Zoom شامل وبینار، جلسات و اشتراک صدا است.

zoom.us/

🔸رو به رو، برگزاری جلسات آنلاین

نرم افزار rubru.me که توسط یک تیم ایرانی توسعه داده شده است نیز می‌تواند جلسات درون سازمانی و یا جلسات با مشتریان را در این دوره دورکاری بسیار آسان کند.
همچنین Rubru در زمان این بحران با انتشار این پیام، مسئولیت اجتماعی خود را به خوبی نشان داد.

در راستای مسئولیت اجتماعی و گسترش بستر دورکاری، سرویس روبرو جهت جلوگیری از شیوع ویروس کرونا، اشتراک کار و کسب خود را به صورت ویژه با عنوان “کار و کسب رایگان” برای استفاده شرکت‌ها به صورت رایگان عرضه می‌کنه امیدواریم بتونیم نقش کوچکی در جلوگیری از شیوع ویروس کرونا داشته باشیم، با آرزوی سلامتی برای هموطنان عزیز، تیم روبرو

🔸اسکای روم، برگزاری جلسات آنلاین

پلتفرم اسکای روم نیز، توسعه داده شده توسط برنامه نویسان ایرانی است که در راستای مسئولیت اجتماعی خود، سرویس های رایگان را برای استفاده تیم ها فعال کرده اند.

skyroom.online

 

اسکای روم با امکان برگزاری جلسات آنلاین، به اشتراک‌گذاری تصویر، صدا، صفحه نمایش و انواع مختلفی از فایل‌ها را بین افراد حاضر در جلسه، فراهم می‌کند

 

🔸ایسمینار

 یکی از کسب و کار های حوزه دیجیتال قوی ایرانی است که بر رویداد های آنلاین و برگزاری سمینار آنلاین تمرکز دارد.

eseminar.tv

 ایسمینار هم مانند بسیاری از کسب و کار های ایرانی دیگر، در راستای مسئولیت اجتماعی خود، برگزاری وبینار را برای کاربران رایگان کرد تا میزان رفت و امد های شهری را کاهش دهد. تیم ایسمینار با پشتیبانی بی وقفه، با وجود ترافیک بسیار بالایی که سایت در چند روز گذشته داشته است کیفیت خدمات را حفظ کرده اند.

 

🔶بهترین ابزار بازخورد سریع

مدیران موسسات خیریه باید همواره شادی و سلامت کارکنان موسسه خود را بررسی کنند. دلیل این موضوع تاثیر این مهم، بر بهره‌وری کارمندان موسسات نیکوکاری است.

🔸Chimp or Champ

یک مدیر خوب باید برای خوشبختی و شادی تیم‌ خود اهمیت قائل باشد. Chimp or Champ به مدیران اجازه می‌دهد تا با یک روش ساده و به بهترین شکل با تیم دورکار خود ارتباط برقرار کنند. این نرم افزار این اجاره را می‌دهد که بتوان نبض تیم خود را بررسی کرده و بهزیستی کارکنان را بهبود بخشید و به نتایج بهتری دست پیدا کرد.

 

🔷بهترین ابزار مدیریت زمان

وقتی نوبت به مدیریت زمان می رسد که کار با تیم‌های دورکار به یک چالش تبدیل می‌شود. ابزارهای مدیریت زمان از راه دور راهی مناسب برای مدیریت تیم از راه دور ایجاد می‌کنند.

🔹تیم ورک (Teamwork)

برای تقویت بهره وری تیم خود می‌توانید از نرم افزار Teamwork استفاده کنید. این ابزار به شما این امکان را می‌دهد تمام زمان و هزینه‌های انجام شده را ردیابی و محاسبه کنید. بااین نرم افزار می‌توان گزارش‌های سفارشی زمان دار را از زمان ورود ایجاد کنید و گزارش ورود به صورت اکسل، CSV یا PDF دریافت کنید.

teamwork.com/

🔹هاب استف (Hub Staff)

این نرم افزار باعث می‌شود بهره‌وری کار افزایش پیدا کند و نیروهای دورکار بتوانند بهره وری بهتری از زمان خود داشته باشند. با این نرم افزار می‌توان موقعیت کاری کارکنان دورکار و این که آنها وقت خود را صرف انجام چه کارهایی می‌کنند، بررسی کرد.

Hubstaff.com

از ویژگی‌های چشمگیر این نرم افزار می‌توان به جدول زمانی آنلاین، برنامه ریزی کارمندان، ضبط صفحه نمایش، نظارت بر کارکنان، نرم افزار حقوق و دستمزد، ردیابی GPS، صورتحساب آنلاین و بودجه‌بندی پروژه و موارد دیگر اشاره کرد.

🔹Time Doctor

Time Doctor یک برنامه ردیابی زمان تیمی است. این نرم افزار کمک می‌کند چگونگی صرف زمان کارمندان را بتوان کنترل کرد و از این رو باعث می‌شود آنها برای ساعات کاری خود پاسخگو باشند.

حتی می‌توان از هشدار دهنده و سایر ویژگی‌ها هم استفاده کرد تا حواس پرتی را برای بهره‌وری بیشتر کم کنید. این نرم افزار یک دوره آزمایش ۱۴ روزه رایگان ارائه می‌دهد.

www.timedoctor.com/

 

🔶نرم افزار مدیریت موسسات خیریه

تمام نرم افزار هایی که در این مطلب به آنها اشاره نمودیم، نرم افزار هایی است ارتباط میان کارمندان و پرسنل را از راه دور ایجاد مینماید. اما تمام این نرم‌افزارها تنها در صورتی کاربرد دارند که بتوانید فرآیند های درون موسسه را نیز از راه دور مدیریت نمایید. لذا استفاده از یک نرم افزار مدیریت موسسات نیکوکاری به شما کمک میکند تا در کنار نرم افزار های ارتباطی گفته شده بتوانید تمام فعالیت های خود را از راه دور انجام دهید.

 

🔸پورتال آرشیت

پورتال نیکوکاری و مددکاری آرشیت، به موسسات خیریه کمک میکند تا بتوانند فرآیند های درون خیریه را از جمله ثبت نیکوکار، ثبت خدمات مددکاری، افزودن مددجویان و … براحتی و بدون حضور در محل موسسه انجام دهند. از طرفی استفاده همزمان از نرم افزار های ارتباطی یاد شده و پورتال آرشیت، سبب افزایش بهره‌وری موسسات نیکوکاری در شرایط کنونی میگردد. از طرفی بدلیل طراحی سیستم بر پایه شعب و تحت وب بودن آن، دسترسی به نرم افزار بدون نیاز به نصب، و بدون محدودیت است.

Arshitrayaneh.com

 

جهت مشاهده روش های جذب حامی جدید و حفظ حامیان قبلی این مطلب را بخوانید.