وبلاگ آرشیت – نرم افزار خیریه ها

اتوماسیون اداری موسسات نیکوکاری

۱.        مقدمه

اگر شما هم مدیریت یک سازمان مردم نهاد یا خیریه را برعهده دارید و یا در این زمینه فعالیت میکنید و افزایش سرعت انجام فعالیت ها و همچنین کاهش هزینه های نیروی انسانی و بهبود عملکرد سازمان برای شما از اهمیت بالایی برخوردار باشد، می توان گفت حتما به دنبال یک سیستم اتوماسیون اداری خیریه خواهید گشت.

در این مطلب قرار است به شما بگوییم یک سیستم اتوماسیون اداری چیست؟ چه ویژگی هایی دارد؟ و از آن مهم تر اگر بخواهیم از یک سیستم اتوماسیون اداری در موسسه خود بهره ببریم باید چه نکاتی را مد نظر قرار دهیم .

  • تعریف اتوماسیون اداری

نرم افزارهایی به منظور ایجاد، جمع آوری، ذخیره سازی و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کار ها و فعالیت های اصلی یک سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار میگیرد.

اگر بخواهیم همین تعریف را در موسسات نیکوکاری شخصی سازی کنیم باید از این تعریف استفاده نماییم:

  • اتوماسیون اداری خیریه

نرم افزار اتوماسیون اداری خیریه به نرم افزار هایی اتلاق میگردد که تمام فرآیند های جاری موسسات نیکوکاری، همچون ثبت نیکوکاران، ثبت پرداخت های نیکوکاران، مدیریت مددجویان، مدیریت مستمری، صندوق صدقات، تاج گل و… را پوشش دهد و تمام واحد های گوناگون موسسه نیز بتوانند به راحتی و با ایجاد سطوح دسترسی مربوط به هر واحد، جریان اطلاعات در هر واحد را کنترل و ردیابی نمایند.

  • ویژگی های یک نرم افزار اتوماسیون اداری خیریه:
    • قابلیت مدیریت شعب
    • امکان تعریف کاربران متعدد و سطوح دسترسی گوناگون
    • امکان دریافت خروجی ها و گزارشات تصمیم ساز مدیریتی از همه واحد ها
    • تحت وب بودن به منظور عدم نیاز به حضور فیزیکی کارمندان و یا جلوگیری از محدود شدن به سیستم های داخل مجموعه و همچنین ارتباط گیری دوسویه با نیکوکاران
    • امکان مدیریت ارتباط با نیکوکاران یا به اصطلاح CRM خیریه
    • امکان مدیریت مستمری،صندوق صدقات و تاج گل
    • ایجاد پرونده الکترونیکی برای مددجویان
    • ایجاد حساب کاربری برای نیکوکاران
    • امکان برقراری ارتباط دو سویه با نیکوکاران با استفاده از ایمیل و سامانه های پیامکی
    • امکان شخصی سازی کامل اطلاعات پایه در نرم افزار بر اساس نیاز موسسه
    • اهمیت وجود یک سیستم اتوماسیون اداری در خیریه ها

در ابتدای امر باید بدانیم که یک موسسه خیریه دقیقا به چه سطحی از بلوغ سازمانی رسیده است. اهمیت تشخیص این سطح بلوغ در موسسات کوچک و بزرگ غیر قابل انکار است.

برای مثال فرض کنید شما مدیر یک موسسه نیکوکاری خانوادگی هستید که به همراه دو نفر از اعضای خانواده تان اقدام به کمک رسانی به حدود ۲۰ خانوار می‌کنید. قطعا شما برای مدیریت فرآیند های خود هیچ نیازی به یک سیستم اتوماسیون اداری ندارید و میتوانید تمام فرآیند های خود را به راحتی و در یک فایل اکسل مدیریت نمایید.

حال فرض کنید شما مدیر یک موسسه نیکوکاری با ۲۰ شعبه در سطح کشور هستید و تقریبا ۳۰۰۰ خانواده تحت پوشش موسسه شماست. یقینا شما بدون استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب نخواهید توانست فرآیند های موجود در موسسه خود را مدیریت نمایید و نیاز به یک نرم افزاری دارید تا بتواند همه شعب موسسه شما را در تمام سطح کشور پوشش دهد و شما هم به عنوان یک مدیر ستادی و رده بالا موسسه بتوانید تمام اطلاعات شعب خود را نیز مشاهده نمایید.

پس نیاز به یک سیستم اتوماسیون اداری ارتباط مستقیمی با سطح بلوغ سازمان شما و بزرگی فرآیند هایتان دارد.

اگر شما از سطح یک موسسه سطح پایین و کوچک اندکی بالاتر بیایید، نیاز به این دسته از نرم افزار های خیریه را حس میکنید. چون نبود این نرم افزار ها در بدنه اجرایی موسسه شما سبب افزایش هزینه نیروز انسانی، استهلاک توان مدیریتی، کاهش بهره وری و ایجاد دیون شرعی بر گردن شما میگردد.

 

 

۲.      تعریف مسئله

حال به شما میگوییم دقیقا به چه نرم افزاری احتیاج دارید و این نرم افزار اتوماسیون اداری کدام فرآیند های موسسه شما را تحت پوشش قرار می دهد:

  • مدیریت نیکوکاران

این نرم افزار باید بتواند برای هر یک از نیکوکاران شما یک حساب کاربری ایجاد نماید تا نیکوکاران شما علاوه بر داشتن حس تعلق به موسسه، از شفافیت موسسه شما نیز اطمینان بیایند.

  • مدیریت مددجویان

این نرم افزار باید بتواند برای هر یک از مددجویان موسسه شما یک پرونده الکترونیک تشکیل دهد تا بتوانید بر اساس کد پذیرش مددجویانتان تمام اطلاعات ثبت شده از قبیل اطلاعات فردی، تحصیلی، خانوادگی، سوابق شغلی، اطلاعات بیماری و اعتیاد، محل سکونت، خدمات ارائه شده و سوابق مراجعه مددکاران را مشاهده نمایید.

  • مدیریت فرآیند های داخلی

نرم افزاری که انتخاب می کنید باید بتواند فرآیند هایی همچون ثبت پرداختی های نیکوکاران، سفارشات تاج گل، ماموریت های صندوق صدقات، تعهدات مستمری، سفارشات ذبح، تاریخچه اقلام اهدایی و مدیریت جامعه حامیان(باشگاه مشتری موسسات خیریه) را به صورت کامل و جامع رفع نماید.

  • بستر جمع سپاری آنلاین را فراهم کند

نرم افزاری که انتخاب میکنید باید علاوه بر آن که با در اختیار گذاشتن بستر پرداخت آنلاین نیکوکاران در سرفصل دلخواهشان را در اختیار شما قرار دهد، باید بتواند یک بستر حرفه ای برای جمع سپاری پروژه محور از نیکوکارانتان را نیز فراهم آورد و حتی در تبلیغ کمپین و جمع سپاری سریعتر آن نیز به شما کمک نماید.

 

اما سوال اصلی اینجاست که کدام نرم افزار؟؟؟

 

 

۳.    بیان راه حل

شرکت آرشیت مهر رایانه تقریبا ۱۵ سال در زمینه تولید نرم افزار های تخصصی ویژه موسسات نیکوکاری فعالیت مینماید و در تمام این مدت فعالیت با تولید سه نسل نرم افزار خیریه، ثابت کرده است که به جز بهبود وضعیت مدیریتی موسسات نیکوکار و افزایش عایدی این موسسات هدف دیگری در سر ندارد و تمام فعالیتش را معطوف به موسسات نیکوکاری نموده است.

همین مهم سبب ان شده است که مشتریان دولتی و خصوصی متعددی با استفاده از خدمات این شرکت، راه جدید را در زمینه مدیریت موسسه خود آغاز نمایند.

اکنون نیز نرم افزار مدیریت خیریه آرشیت همانند دو نسل قبل از خود در خدمت موسسات نیکوکاری است تا بار دیگر رسالت خود را در زمینه موسسات نیکوکاری به نحو احسن انجام دهد.

 

جهت بهره مندی از پورتال نیکوکاری و مددکاری آرشیت یا شماره ۰۲۱۳۴۲۶۹۰۰۰ تماس حاصل فرمایید تا کارشناسان ما شما را در این مسیر یاری نمایند.

دیدگاهتان را بنویسید