در این مقاله قصد داریم بصورت خلاصه و کاملا کاربردی اهمیت وجود نرم افزار خیریه را برای موسسات خیریه تبیین نماییم.

پیشگفتار

آنچه همواره برای موسسات خیریه در درجه اول الویت قرار دارد این است که بتوانند درآمد موسسه خود را افزایش دهند تا بتوانند خدمات گسترده تر و وسیع تری در سطح کشور داشته باشند و در کارزار کنونی خیریه ها بتوانند خوش بدرخشند.

کلید رسیدن به این سطح از پیشرفت در یک کلمه خلاصه میشود و آن مکانیزه سازی است. مکانیزه سازی دقیقا همان چیزی ایت که موسسات خیریه برای رسیدن به اهداف والای خود به آن نیاز دارند و بدون آن نمیتوانند فعالیت های وسیع و بزرگی داشته باشند. بنابراین سهل انگاری و عدم توجه به موضوع مکانیزی سازی میتواند سطح کیفی عملکرد موسسات خیریه به شدت کاهش دهد.

مکانیزه سازی چیست؟

مکانیزه سازی مجموعه ای از راه کار های عملی از پیش تعیین شده است که سبب دخالت هرچه کمتر انسان در فعالیت های جاری موسسات خیریه و در پی آن کاهش خطای انسانی و بهره وری میگردد.اما مکانیزه سازی نیز دارای اصولی است که عدم رعایت آنها سبب ایجاد خلل بزرگ بر پیکره اجرایی موسسات خیریه میگردد. در ادامه به بررسی اصول مکانیزه سازی ویژه موسسات خیریه میپردازیم تا بتوان به کمک این اصول موسسات را در ریل پیشرفت قرار دهیم.

اصول اولیه مکانیزه سازی

۱.پایش اطلاعات: باید همواره بتوان اطلاعات ورودی را بررسی کرد تا ورود آنها دقیق و درست انجام گرفته باشد. معلول این پایش اطلاعات، گزارش های دقیق و درست از اطلاعات است.

۲.گزارشات عملیاتی: گزارش گیری ار وقایعی که درون یک موسسه انجام میگیرد کار چندان دشواری نیست ولی واکشی گزارشات عملیاتی بحثی کاملا جداگانه است زیرا گزارشات عملیاتی میتوانند خط مشی و مسیر حرکت را مشخص کنند. گزارش گیری های عملیاتی از دل فعالیت های موسسه استخراج میگردد که این امر سبب بهبود ترسیم نقشه راه فعالیت های موسسه میگردد.

۳.نظارت عملکرد: همواره باید بتوان عملکرد موسسه را سنجید و این به معنی جستجو در میان انبوهی از گزارشات مالی و دقیق نیست، بلکه به معنای وجود یک المان ساده برای ارزیابی وضعیت عملکردی موسسه است.

۴.تجمیع اطلاعات: اگر بخواهیم مهمترین اصل مکانیزه سازی را نام ببریم بدون شک “تجمیع اطلاعات” تنها کلمه ایست که باید به آن فکر کنیم. دلیل این موضوع این است که پراکندگی اطلاعات میتواند ضربه مهلکی بر بدنه موسسات وارد نماید. زیرا پراکندگی اطلاعات سبب پردازش زمانبر، دشواری گزارش گیری و عدم امکان پایش اطلاعات میگردد.که این موضوع تمام اصول قبلی مکانیزه سازی را نفی مینماید.

چگونه میتوان تمام این اصول را بصورت تجمعی رعایت کنیم؟

راه حل در یک کلمه استفاده از “نرم افزار های خیریه ” است. نرم افزار های خیریه سبب میگردد موسسات با توجه به نیازمندی ها و الویت بندی های عملکردی خود گرارشات دقیق و درستی دریافت کنند. البته نمیتوان گفت تمام نرم افزار ها میتوانند همه اصول مکانیزه سازی را رعایت کنند اما میتوان نرم افزار هایی را پیدا کرد که با تکیه بر سابقه فعالیت ها و رضایت مندی کاربران درباره آنها تصمیم گیری نمود.

نرم افزار خیریه چه ویژگی هایی باید دارا باشد؟

نرم افزار خیریه در یک کلام باید هر آنچه در موسسه خود به آنها احتیاج دارید در اختیار شما قرار دهد. اما موسسات خیریه چه میخواهند؟ این همان سوالیست که نرم افزار های خیریه باید به آنها پاسخگو باشند و این مهم فقط با افزایش تجربه و دانش در زمینه عملکرد موسسات خیریه محقق میشود.